1、购销双方均未作帐务处理。此种情况下购货方应指导销货方开具的专用发票发票联、抵扣联退还给销售方，销售方把收到的发票联、抵扣联及未记由的记帐联、存根联一式四联粘贴地一起，作“作废误填”处理，在领购专用发票时随同其他专用发票存根联一起交税务机关核查。如果部分退货或销售折让，可另开具一张专用发票。

2、购货单位未作帐务处理而销货单位已作帐务处理。此情况购销双方往往发生在隔月后退货或让价，购货方先应把发票联、抵扣联退还给销货方，销货方按收回的发票联、抵扣联粘贴在红字专用发票后面，将开具的红字专用发票的记帐联撕下作为扣减当期销项税额的凭证。如是部分退货或折让的，销货方按退货或折让后的实际金额另开一张专用发票，把发票联、抵扣联交于购货方，记帐联作为当月销货发生的凭证。

3、购销双方均已作帐务处理。如购货方要求退货或发生折让的货物的进货专用发票已记帐，抵扣联已抵扣，则购货方必须取得当地主管税务机关开具的《进货退出或索取折让证明单》（以下简称证明单）送交销货方，作为销货方开具红字专用发票的合法依据。税务机关对要求索取《证明单》的购货方必须要求其提供已入帐的会记凭证及进货发票原件。销货方在未收到《证明单》前，不得开具红字专用发票，收到《证明单》后，根据退回货物的数量、价款或折让金额向购货方开具红字专用发票。红字专用发票的记帐联作为销货方扣减当期销项税额的凭证，并在该红字专用发票记帐联上注明原蓝字专用发票的开具日期和原蓝字专用发票的记帐联的会计凭证号码。需强调的是购货方在收到红字发票的发票联和抵扣联后，必须应将红字专用发票所注明的增值税额从当期进项税额中扣减，如未从当期进项税中冲转，按偷税处理。具体会计分录如下：

借：银行贷款（或应收帐款）

      应交税金 –进项税（用红字冲减进项税）

贷：商品采购（或库存商品）